[自分用]請求管理システム（EXCEL）の開発

請求管理システムの仕様

基本的に案件情報シートにほぼすべての情報を集約する形になります。案件名や取引先、見積・納品・請求日、科目の詳細、案件の進捗ステータスなども管理できます。また、細かい工夫としては、納入場所の貴社/弊社の自動書き分けに対応させました。税込/税別に関しては、ボタンクリックでの一括入力もできます。さらにイレギュラーな事態を想定し、納品・請求のタイミングで金額の変更もできるようになっています。（見積もり時に確定しづらい打ち合わせの交通費などを想定）「請求時修正」欄に記載することで、情報の上書き、追記が可能です。その他、備考情報としてよく使うフレーズを蓄積できるよう「フレーズ集」欄も用意しました。

参考情報として、稼働時間に対する時給試算リストなども引っ張ってこれるようにしていますので、デザイナーさんやライターさんのような制作による拘束時間にペイメントが発生する仕事の場合、見積もりがしやすくなると思います。（というか、私がそう。）

また、1シートに情報を集約したことにより、このシート自体が案件の見積-請求に関するログとなるので、印刷して保管しておけば全体像が一目瞭然です。

顧客情報は外に出して、外部データベース的に運用しています。（実装はEXCEL）組織名、顧客コード、所在地、支払い条件、担当者、連絡先などを項目としていますので、必要最低限の顧客情報は管理可能です。これらの情報は顧客名をドロップダウンリストから選択するだけで、自動的に引き出されます。

出力書式は以下のように、見積書、発注書、納品書、検収書、請求書に対応しており、基本的な案件処理には対応可能です。また、見積書と発注書、納品書と検収書については、1セットで運用するケースがほとんどだと思いますので、それぞれを1クリックでまとめてPDF発行できる他、カラーリングを変えて視覚的にも管理しやすくしています。

上記のサンプルのように、各フォーマットに企業ロゴや電子印鑑を埋め込んでおけば、あとは印刷するだけで運用可能です。

請求書に関しては、備考欄にそれまでの情報に「振込手数料」の負担先に関する内容を自動的に追記するようにしてありますので、記載忘れによるトラブルを防止できます。

消費税率や時給単価、貴社/弊社表記などのルールは別シートで管理していますので、自由に調整可能です。また案件番号（本システムでは案件コードと表記）は、連番だと別途管理が必要になるため、見積日（案件発生日）＋顧客＋案件名でユニーク化するようにしました。

雛型ファイルに必要な情報を入力し、案件情報シートの保存ボタンをクリックすれば、案件コードと顧客、案件名で自動的に雛型ファイルと同じ場所に別名保存しますので、ファイル名管理の手間もありません。

本システムの利用について

自分自身でしばらく運用した後、最終調整をした上で公開をできればと思っています。どれぐらいの頻度、要望に対応えできるかはわかりませんが、有益なご提案にはできる限り対応したいと思いますし、バグに関してはなるべく早急に対応しようと思っています。

もし、現段階で興味があり、プロトタイプであることをご理解いただいた上で、使ってみたいという方がいらっしゃいましたら、ご一報ください。この世代については、有償化するつもりはありません（というかその域に達していないという判断です）が、サポートもどこまでできるかわからないという点も、ご了承ください。

連絡先
colx.nk@gmail.com

ちなみに、操作ミス防止のためにシート保護は設定していますが、特別パスワード設定等もしていませんので、知識のある方なら自分の使いやすいようカスタマイズすることも可能です。

また、利用・カスタマイズにあたっては商用/非商用は問いません。ただし、本システムの第三者への提供、販売はご遠慮ください。あくまでもプロトタイプなので、ご自身で責任をもって管理できる方の利用に限定させていただきます。

開発の動機

とにかく、見積～請求関連の書類がただただ面倒だったからです。なるべく手間をかけず、ミスを最小限にするために作りました。実際、既存のシステムを利用するという選択肢に気づいたのは、作った後でしたので、考えてもいなかったです（笑）ただ、やっぱり自分が使いやすいフォーマットで運用したいので、知っていたとしても既製品は使わなかったと思います。

しばらく使い込んで、ある程度機能が充実したらちゃんとしたシステムとして公開できたらいいなという妄想をしてみたり（笑）