[社内活動][受け入れ]過去に行った受け入れ活動

まず初めに

社内活動の一環として行ってきた受け入れ活動概要と、このポートフォリオの見出しは下記です。

• 受け入れ活動とは
• 実際に行ったこと
  • 内定者との入社までのやりとり
    • 質疑応答や面談設定
  • 内定者用資料の充実
  • 内定者対応者向け資料の充実
  • 新入社員の入社日対応
• まとめ

受け入れ活動とは

受け入れ活動では主に内定者の入社/渡航までのサポートをメインで行っていました。社内には日本語の出来るバックオフィスメンバーがいなかったのと、ベトナムでのVISA取得までに日本で必要な書類等をおベトナム人バックオフィスのメンバーが把握しておくことは難しいので、社内活動の一環として私含め数名で活動を行っていました。

実際に行ったこと

実際に行っていたことを紹介します。

👩🏻‍💻内定者との入社までのやりとり
内定が決まると、受け入れチームにパスされるので、そこから入社までの内定者とのやりとりの全てを行っていました。具体的には、
・メールでのVISA取得準備、福利厚生、生活面に関する質疑応答
・ビデオ通話による質疑応答
・内定後の他社員との面談の設定
などを行っていました。

👩🏻‍💻内定者用資料の充実
日本から渡越してくる新入社員が入社後にベトナム就労VISAを取得するために準備すべき書類の準備が少し複雑だったのでそれらを調べて全て資料に落とし込んでいきました。例えば、東京都で書類の準備を進める場合と大分県で書類の準備を進める場合は手順が異なります。過去の事例をノウハウとして蓄積していき、最終的にはスライド30枚ほどの資料が出来上がりました。

👩🏻‍💻内定者対応者向け資料の充実
内定者用資料とは別に、内定者の対応をする受け入れメンバー用の資料も同じように作成しました。主に、内定者に送信するメールのテンプレートやVISA周りの書類準備サポートの注意点、渡航日を決める際のスケジュールの立て方、過去の事例、などを蓄積した資料です。最終的にはワードで10枚ほどの資料が出来上がりました。

👩🏻‍💻新入社員の入社日対応
前述ですが、日本語の出来るバックオフィスメンバーがいなかったため、日本人メンバーの入社日の対応も基本的にこの受け入れチームで行っていました。入社日用の資料作成しそれをもとにガイダンス、挨拶まわり、オフィス紹介、歓迎会の設定等行っていました。

まとめ

１社目の会社で新卒〜約４年ほど受け入れ活動を行っていました（２社目ではコロナの影響もあり日本人社員の採用に力を入れていなかったため不要でした）。
内定者とのやりとりがメインの活動でした。特にVISA周りは自分含めスペシャリストはいなかったので１つづつ調べながら資料を充実させていき、後半は割とスムーズにその資料に沿って内定者のサポートを行えるようになっていたと思います。